Kargüzarlıq, idarəetmə və təşkilati fəaliyyətlərin səmərəli və şəffaf aparılmasında, dövlət və özəl sektorun gündəlik işinin təşkilində vacib olan əsas funksional sahələrdən biridir. Müasir cəmiyyətin strukturunda kargüzarlıq sisteminin düzgün qurulması və işlək mexanizmlərlə təmin edilməsi, yalnız sənəd dövriyyəsinin aparılması ilə məhdudlaşmır, eyni zamanda hüquqi, inzibati, sosial və iqtisadi münasibətlərin etibarlı şəkildə rəsmiləşdirilməsini və idarə olunmasını təmin edir. Tarixi kökləri qədim dövrlərə gedib çıxan kargüzarlıq, zaman keçdikcə dövlətdə və cəmiyyətin hər bir sferasında, xüsusilə idarəetmə strukturlarında özünəməxsus əhəmiyyət qazanmışdır.
Kargüzarlığın mahiyyəti və funksional rolu
Kargüzarlıq – sənədlərin yaradılması, qəbulu, qeydiyyatı, hərəkəti, saxlanması, qorunması, işlənməsi, arxivləşdirilməsi və məhv edilməsi proseslərini əhatə edən geniş fəaliyyət sahəsidir. Bu sahənin əsas məqsədi – idarəetmə prosesinin hər mərhələsində hüquqi və inzibati etibarlığın təmin edilməsi, qərarların rəsmiləşdirilməsi və sənəd axınının dəqiq, sistemli və izlənilə bilən şəkildə aparılmasıdır.
Kargüzarlıq sistemi idarəetmənin bütün səviyyələrində tətbiq olunur. Dövlət idarələrində, müəssisələrdə, təşkilatlarda, məktəblərdə, universitetlərdə və digər struktur vahidlərində sənəd dövriyyəsinin effektivliyi və şəffaflığı birbaşa olaraq kargüzarlıq fəaliyyətinin düzgün qurulmasından asılıdır. Hər bir sənədin vaxtında qeydiyyatı, ünvanına çatdırılması, cavablandırılması və arxivləşdirilməsi təkcə texniki iş deyil, həm də hüquqi və inzibati məsuliyyət tələb edən mürəkkəb prosesdir.
Kargüzarlıq prosesinin əsas mərhələləri
Kargüzarlıq prosesləri bir neçə əsas mərhələyə bölünür:
1. Sənədin hazırlanması və tərtibatı:
Hər hansı təşkilatda fəaliyyətə dair ilkin məlumat və ya qərar yazılı şəkildə formalaşdırılır. Bu mərhələdə sənədin strukturu, rəsmi forması, dili, tələblərə uyğunluğu xüsusi əhəmiyyət kəsb edir.
2. Sənədin qeydiyyatı:
Hazırlanmış sənəd kargüzarlıq üzrə qeydiyyatdan keçir. Qeydiyyat nömrəsi və tarixi ona verilir, sənədin haradan gəldiyi və hara göndəriləcəyi qeyd olunur.
3. Sənədin ünvanlama və hərəkəti:
Sənədin ünvanına çatdırılması, müvafiq şöbəyə və ya şəxsə təqdim olunması təşkil edilir. Bu mərhələdə sənədin icrasına nəzarət və zərurət olduqda, əlavə surətlərin göndərilməsi vacibdir.
4. İcra və cavablandırma:
Sənəd üzrə aidiyyəti tədbirlər görülür, icra statusu qeyd edilir, nəticəsi üzrə yeni sənəd və ya cavab hazırlanır. Bəzən sənədin icrası üçün bir neçə struktur vahidinin iştirakı tələb olunur.
5. Arxivləşdirmə və saxlanma:
İcra olunmuş və ya aktuallığını itirmiş sənəd müvafiq qaydada arxivləşdirilir. Bu mərhələ uzunmüddətli saxlanma, ehtiyac olduqda bərpa və hüquqi araşdırma məqsədilə vacibdir.
6. Sənədin məhv edilməsi:
İstifadə müddəti başa çatmış, hüquqi və praktiki əhəmiyyəti olmayan sənədlər xüsusi akt əsasında məhv edilir. Bu proses hüquqi qaydalara uyğun şəkildə həyata keçirilir.
Kargüzarlıqda sənəd növləri və onların xüsusiyyətləri
Müasir təşkilatlarda və dövlət idarəetməsində çoxsaylı sənəd növləri mövcuddur. Hər sənədin özünəməxsus strukturu və tərtibat qaydası var. Əsas sənəd növlərinə daxildir:
- Əmrlər
- Sərəncamlar
- Məlumat və izahat məktubları
- Ərizələr və şikayətlər
- Protokollar
- Aktlar
- Məlumat arayışları
- Hesabatlar
- Müqavilələr
- Təsdiqedici sənədlər (şəhadətnamə, arayış, sertifikat və s.)
Bu sənədlər təşkilatın daxili nizam-intizamını və xarici münasibətlərini tənzimləyir, hər birinin hazırlanma, qeydiyyat və arxivləşdirilməsi üçün konkret qaydalar mövcuddur.
Aşağıdakı cədvəldə kargüzarlıqda ən çox işlənən sənəd növləri və onların əsas xüsusiyyətləri qeyd olunub:
| Sənəd növü | Qısa təsviri | Kim tərəfindən hazırlanır | Saxlanma müddəti |
|---|---|---|---|
| Əmr | İdarənin rəhbəri tərəfindən qəbul edilən inzibati sənəd | Rəhbər, rəhbərliyin katibi | 5-75 il |
| Ərizə | Fərdi və ya kollektiv müraciət | İşçi, vətəndaş | 1-5 il |
| Protokol | Yığıncaqların gedişatı və nəticələri | Katib, katibə, təşkilatçı | 5-10 il |
| Sərəncam | Konret tapşırıq və ya göstəriş | Rəhbər, struktur rəhbəri | 5-75 il |
| Arayış | Məlumat və ya təsdiq üçün sənəd | Katib, kargüzar | 1-3 il |
| Akt | Faktın təsdiqi üçün tərtib edilir | Komissiya, işçi qrupu | 5 il |
Kargüzarlıqda elektronlaşma və rəqəmsal sənəd dövriyyəsi
Texnologiyanın inkişafı ilə klassik kargüzarlıq sistemi müasir elektron sistemlərlə əvəzlənməyə başlayıb. Elektron kargüzarlıq artıq təkcə sənədin yazılı şəkildə aparılması deyil, həm də rəqəmsal formada hazırlanması, imzalanması, qeydiyyatı, saxlanılması və paylaşılması deməkdir. Dövlət idarəetməsində, şirkətlərdə “e-sənəd dövriyyəsi”nin tətbiqi, vaxta və resurslara qənaət, sənədlərin qorunması və təhlükəsizliyi baxımından mühüm rol oynayır.
Elektron kargüzarlığın əsas üstünlükləri:
- Sənədlərin tez tapılması və emal olunması
- Vaxt və işçi resurslarına qənaət
- Sənədin dəyişiklik tarixçəsinin izlənməsi
- Müasir təhlükəsizlik və qorunma mexanizmləri
- Arxivləşdirmənin asanlaşdırılması
- Distant və hibrid iş modelləri üçün əlçatanlıq
Bu sistem sənədlərin sürətli paylaşılmasına, məsafədən işləməyə, idarəetmə qərarlarının tez verilməsinə şərait yaradır. Eyni zamanda sənədlərin saxtalaşdırılması və itməsi riskini də minimuma endirir.
Kargüzarlıq işinin təşkili və kargüzarın rolu
Hər bir qurumda kargüzarlıq işinin təşkili və idarə olunması üçün xüsusi struktur vahidləri, katiblik və ya kargüzar ştatı fəaliyyət göstərir. Kargüzarın vəzifələri təkcə sənəd qəbul və göndərişi ilə bitmir. O, sənəd axınının düzgün aparılmasına nəzarət edir, icra intizamını və hüquqi prosedurlara əməl olunmasını təmin edir, arxivləşdirmə, məxfi və xidməti sənədlərlə iş, statistik hesabatların hazırlanması və rəhbərliyə operativ məlumat çatdırılması kimi vəzifələri də yerinə yetirir.
Kargüzarın peşəkar səriştəsi təşkilatdaxili münasibətlərin effektivliyinə, sənəd dövriyyəsinin sürətinə və hüquqi proseslərin şəffaflığına birbaşa təsir edir. Müasir dövrdə kargüzarların peşəkar inkişafı üçün təlim və seminarlar, elektron sistemlər üzrə sertifikatlar və əlavə biliklər əldə etmək vacibdir.
Kargüzarlıqda sənəd axınının optimallaşdırılması və effektiv idarəetmə
Sənəd axınının optimallaşdırılması üçün düzgün avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi qurulmalı, sənədlərin qeydiyyatı, hərəkəti və arxivləşdirilməsi üzrə proqram təminatından istifadə edilməlidir. Əks halda, sənəd itkiləri, informasiya axınının pozulması və idarəetmədə gecikmələr baş verə bilər.
Kargüzarlıq işində əsas problemlər aşağıdakılardır:
- Sənəd itkiləri və ya tapılmaması
- Sənədlərin qeyri-dəqiq qeydiyyatı
- Arxivləşdirilmə zamanı səhvlər
- İnformasiya təhlükəsizliyi zəifliyi
- Sənəd dövriyyəsinin ləngiməsi
Bunun qarşısını almaq üçün yeni texnologiyalardan istifadə, müntəzəm yoxlamalar, daxili normativlərin yenilənməsi və əməkdaşların maarifləndirilməsi vacibdir.
Aşağıdakı cədvəldə kargüzarlıq prosesində istifadə olunan əsas vasitələr və onların təsviri təqdim olunur:
| Vasitə | İstifadə sahəsi | Təsiri və funksiyası |
|---|---|---|
| Kargüzarlıq proqramları | Elektron qeydiyyat, sənəd dövriyyəsi | Sürətli və izlənən sənəd axını |
| Arxiv şkafları | Sənədlərin fiziki saxlanması | Sənədlərin qorunması və bərpası |
| Elektron imza | Rəqəmsal sənədlərin təsdiqi | Hüquqi etibarlıq, təhlükəsizlik |
| Protokol kitabı | Qeydiyyat, icra nəzarəti | Sənədlərin tarixçəsinin izlənməsi |
| Skayner və printer | Rəqəmsallaşdırma | Sənədlərin elektron versiyaya keçirilməsi |
Müasir kargüzarlığın gələcək perspektivləri
Dünya üzrə rəqəmsal texnologiyaların, süni intellektin və “cloud” (bulud) həllərinin inkişafı nəticəsində gələcəkdə kargüzarlıq işinin tam avtomatlaşdırılması gözlənilir. İnnovativ idarəetmə yanaşmaları, hüquqi və informasiya təhlükəsizliyinin gücləndirilməsi, insan resurslarının optimallaşdırılması, idarəetmədə şəffaflığın artırılması, əməliyyat xərclərinin azaldılması və sənəd dövriyyəsinin daha çevik və təhlükəsiz aparılması müasir kargüzarlıq sahəsinin qarşısında duran əsas vəzifələrdir.
Kargüzarlığın düzgün təşkili və inkişafı, istənilən təşkilat və ya dövlət strukturunda işin keyfiyyətini, idarəetmə qərarlarının dəqiqliyini və hüquqi münasibətlərin sabitliyini təmin edir. Hər bir idarəetmə subyekti üçün effektiv kargüzarlıq mədəniyyəti, sonda insan kapitalının inkişafı və cəmiyyətin rifahına birbaşa təsir edən əsas amillərdəndir.
Ən Çox Verilən Suallar
Kargüzarlıq – təşkilatlarda, idarələrdə və müəssisələrdə sənədlərin yaradılması, qeydiyyatı, hərəkəti, saxlanması və arxivləşdirilməsi işlərinin planlı və sistemli şəkildə aparılmasıdır. Bu fəaliyyət həm klassik, həm də elektron formada tətbiq olunur.
Əsas məqsəd – idarəetmə və hüquqi münasibətlərin düzgün, şəffaf və səmərəli aparılmasını, sənəd axınının itkisiz və operativ təşkilini təmin etməkdir.
Əmr, sərəncam, ərizə, protokol, akt, arayış, məlumat məktubu, müqavilə və hesabat kimi sənədlər ən çox istifadə olunan sənəd növləridir.
Elektron kargüzarlıq – sənədlərin rəqəmsal formada yaradılması, göndərilməsi, imzalanması, qeydiyyatı, saxlanılması və arxivləşdirilməsi proseslərinin xüsusi proqram təminatı və elektron imza vasitəsilə həyata keçirilməsidir.
Qeydiyyat sənədlərin haradan gəldiyini, kimə ünvanlandığını, icra vəziyyətini və arxivləşmə tarixçəsini izləməyə imkan verir. Bu, həm hüquqi, həm də inzibati baxımdan vacibdir.
Kargüzar sənədlərin qəbul, qeydiyyat və göndərişinə nəzarət edir, sənəd axınının səmərəli təşkilini təmin edir, arxivləşdirmə və məxfi sənədlərlə işi, hesabat və statistik məlumatların hazırlanmasını həyata keçirir.
Kargüzarlıq proqramları, arxiv şkafları, elektron imza, protokol kitabı, skayner və printer, həmçinin sənəd dövriyyəsi üçün xüsusi proqram təminatları istifadə olunur.
Sənəd axınının düzgün təşkil edilməməsi idarəetmədə gecikmələrə, məlumat itkilərinə, hüquqi pozuntulara, arxiv problemlərinə və ümumi iş keyfiyyətinin aşağı düşməsinə səbəb ola bilər.
Arxivləşdirmə sənədlərin uzunmüddətli saxlanmasını, hüquqi, tarixi və inzibati əhəmiyyətinin qorunmasını və ehtiyac olduqda tez tapılmasını təmin edir.
Müasir kargüzarlıq rəqəmsallaşma, avtomatlaşdırma, bulud texnologiyaları, təhlükəsizlik həlləri və süni intellektin tətbiqi ilə daha çevik, sürətli və təhlükəsiz təşkil olunur.
