Azqiymətli və Tezköhnələn Əşyaların Uçotu : Mahiyyəti, Tənzimləmə

Təşkilatlarda maddi resursların idarə olunması, planlaşdırılması və hesabatlığı müəssisənin dayanıqlı fəaliyyətinin əsas tərkib hissəsidir. Xüsusilə azqiymətli və tez köhnələn əşyalar (AQTKƏ) dedikdə, qiymət baxımından aşağı dəyərə malik, lakin istehsalat və ya idarəetmə proseslərində davamlı istifadə olunan material və əşyalar nəzərdə tutulur. Bu əşyaların uçotu, həm hüquqi, həm də praktiki baxımdan vacib məsələdir. Çünki düzgün və şəffaf uçot sistemləri müəssisənin real maliyyə vəziyyətini əks etdirir, israfçılığın qarşısını alır, həmçinin audit və vergi yoxlamalarında müəssisənin müsbət reputasiyasını formalaşdırır.Azqiymətli və tez köhnələn əşyaların düzgün idarə olunması, onların istifadə dövrlərinin müəyyən edilməsi, silinməsi və yenidən ehtiyaca uyğun alınması kimi mərhələləri əhatə edir.

Azqiymətli və tez köhnələn əşyaların mahiyyəti

Azqiymətli və tez köhnələn əşyalar dedikdə, dəyəri müəyyən limitdən aşağı olan, uzunmüddətli əsas vəsaitlərə daxil edilməyən, lakin müəssisənin istehsal və ya idarəçilik fəaliyyətində istifadə olunan maddi əşyalar başa düşülür. Onların əsas xüsusiyyəti odur ki, bunlar bir neçə ay və ya ildə köhnəlir, tez sıradan çıxır və ya itkiyə məruz qalır. Bu tip əşyalar üçün əsas vəsaitlərə tətbiq olunan amortizasiya üsulları yerinə daha sadə yazılı silinmə metodları istifadə edilir.

Məsələn, ofis avadanlıqları (stol, stul, printer), texniki vasitələr (flaşkartlar, klaviatura, siçan), işçi geyimləri, xırda inventarlar, mətbəx və təmizlik ləvazimatları azqiymətli və tez köhnələn əşya sayılır. Bu əşyaların dəyəri, dövlət tərəfindən müəyyən edilmiş limitdən aşağı olmalıdır (məsələn, Azərbaycan Respublikasında bu hədd 500 manatadək dəyişə bilər).

Qanunvericilikdə AQTKƏ anlayışı və tənzimləmə

Azqiymətli və tez köhnələn əşyaların uçotu Azərbaycan Respublikasının “Mühasibat uçotu haqqında” Qanunu, “Vergi Məcəlləsi” və Maliyyə Nazirliyinin normativ aktları ilə tənzimlənir. Müəyyənləşdirilmiş dəyər limitləri dövlətin rəsmi sənədlərində əks olunur və müəssisə həmin çərçivəyə əsasən əşyanın əsas vəsait, yoxsa AQTKƏ olduğunu qərar verir.

Eyni zamanda, dövlət təşkilatlarında bu əşyaların inventarlaşdırılması və uçotu üçün ayrıca formalar və prosedurlar tətbiq olunur. Hər bir alınmış əşya uçota alınmalı, istifadə yeri, tarixi və istifadəçisi qeyd olunmalı, lazım gəldikdə uçotdan çıxarılmalıdır.

Mühasibat uçotunda AQTKƏ-nin əks etdirilməsi

AQTKƏ-lərin mühasibatlıqda uçotu onların alındığı andan başlayır. Bu zaman əşya “Material ehtiyatları” və ya “Xərclər” hesabında göstərilə bilər. Əgər əşya birdəfəlik istifadə üçündürsə, o zaman birbaşa xərclərə yazılır. Lakin əşya müəyyən müddət istifadə olunacaqsa, onda ona uyğun uçot mexanizmi tətbiq olunur.

Əşyaların istifadəyə verilməsi zamanı onların say, vəziyyət və istifadəçi üzrə uçotu aparılır. Xüsusi jurnallar və ya elektron proqramlar vasitəsilə əşyaların harada və kimdə olduğu izlənir. Köhnəlmiş, istifadəyə yararsız və ya sıradan çıxmış əşyalar isə müvafiq aktlarla uçotdan silinir və balansdan çıxarılır.

AQTKƏ-lərin təsnifatı və kateqoriyaları

Azqiymətli və tez köhnələn əşyaları müxtəlif meyarlarla təsnif etmək mümkündür. Ən çox rast gəlinən kateqoriyalar aşağıdakılardır:

• İstifadə məqsədinə görə: İstehsalat, idarəetmə, xidmət, təmizlik, təhlükəsizlik və s.
• Material tərkibinə görə: Kağız, plastik, metal, tekstil və s.
• İstifadə müddətinə görə: Qısa müddətli (1-3 ay), orta müddətli (3-12 ay), nisbətən uzunmüddətli (1-3 il).
• Mülkiyyət formasına görə: Dövlət mülkiyyəti, özəl təşkilat, hüquqi və fiziki şəxslərin mülkiyyəti.

Bu təsnifat müəssisəyə əşyaların uçotunu daha sistemli şəkildə aparmağa, illik büdcə planlaşdırmasında təkrar alınacaq inventarların proqnozlaşdırılmasına imkan yaradır.

İstifadəyə verilmə və təhvil prosesi

AQTKƏ-lərin istifadəyə verilməsi zamanı mütləq surətdə təhvil-təslim aktı tərtib olunmalıdır. Əşya hansı əməkdaş tərəfindən qəbul olunursa, onun üzərinə maddi məsuliyyət düşür. Aktda əşyanın adı, miqdarı, texniki vəziyyəti və təhvil tarixi qeyd olunur.

Bu proses həm hüquqi, həm də məsuliyyət baxımından vacibdir. Çünki itki və ya sıradan çıxma hallarında əşyanın istifadəçisinin müəyyən edilməsi məsələsi ortaya çıxır. Bu səbəbdən müəssisələrdə güclü daxili nəzarət mexanizmlərinin qurulması və elektron uçot sistemlərinin tətbiqi tövsiyə olunur.

Silinmə və köhnəlmə meyarları

Azqiymətli əşyaların istifadə müddəti başa çatdıqda və ya əşya sıradan çıxdıqda, onun silinməsi proseduru həyata keçirilir. Bu zaman xüsusi komissiya yaradılır və əşyanın texniki vəziyyəti qiymətləndirilir. Əgər əşya təmirə yararsızdırsa və istifadəyə uyğun deyilsə, akt əsasında uçotdan silinir.

Silinmə zamanı əşyanın qalıq dəyəri sıfır hesab olunur və balansdan çıxarılır. Bəzən, əgər əşya hələ də istifadəyə yararlıdırsa, lakin onun uçot müddəti başa çatıbsa, müəssisə onu təkrar istifadə edə bilər, lakin bu, mühasibat uçotunda göstərilmir.

Vergi baxımından əhəmiyyəti

Vergi məqsədləri üçün azqiymətli və tez köhnələn əşyalar müəssisənin gəlirindən çıxılacaq xərclər kimi qəbul edilir. Bu, müəssisənin vergiyə cəlb olunan gəlirini azaldır və nəticə etibarilə ödəniləcək vergi məbləğini aşağı salır. Lakin bütün bu yazılışlar düzgün sənədlərlə əsaslandırılmalıdır. Əks halda vergi orqanları tərəfindən tətbiq olunacaq sanksiyalarla qarşılaşmaq mümkündür.

Əşyaların uçotu zamanı dəyər həddi və silinmə tarixləri vergi uçotu üçün vacib meyarlar hesab olunur. Qeyri-şəffaflıq və ya düzgün uçotun aparılmaması, maliyyə hesabatlarında yanlışlıq yaradaraq vergi ödəyicisi üçün risk faktoruna çevrilir.

İnventarizasiyanın əhəmiyyəti

Müəssisələrdə mütəmadi olaraq keçirilən inventarizasiya prosesləri AQTKƏ-lərin faktiki vəziyyətinin müəyyənləşdirilməsi üçün mühüm vasitədir. Bu zaman balansda göstərilən əşyalarla realda olanların müqayisəsi aparılır. Əgər fərq aşkar edilərsə, onun səbəbi araşdırılır və müvafiq tədbirlər görülür.

Inventarizasiya, həmçinin köhnəlmiş və istifadəyə yararsız əşyaların vaxtında silinməsi, ehtiyac olan yeni əşyaların planlaşdırılması və maddi məsul şəxslərin fəaliyyətinin qiymətləndirilməsi baxımından vacibdir.

Dövlət və özəl sektorda fərqliliklər

Dövlət müəssisələrində AQTKƏ-lərin uçotu daha sərt nəzarətə tabedir. Burada bütün prosedurlar qanunla müəyyənləşdirilmiş qaydalara əsasən aparılır və müntəzəm olaraq audit yoxlamalarına tabe olur. Özəl sektorda isə uçot daha çevik ola bilər, lakin istənilən halda vergi və audit baxımından şəffaflığın təmin olunması şərtdir.

Dövlət müəssisələrində inventar formaları, təhvil aktları və silinmə sənədləri rəsmi formada aparılır. Özəl təşkilatlar isə daha çox elektron ERP sistemlərindən istifadə edir. Lakin hər iki halda əsas məqsəd resursların səmərəli istifadəsi və maliyyə şəffaflığıdır.

Texnologiyanın tətbiqi və avtomatlaşdırılmış sistemlər

Müasir dövrdə müəssisələrin əksəriyyəti azqiymətli əşyaların uçotunu elektron proqramlarla həyata keçirir. Bu məqsədlə istifadə olunan ERP, 1C, SAP kimi sistemlər əşyaların alınması, verilməsi, silinməsi və inventarizasiya mərhələlərini avtomatlaşdırır.

Bu proqramlarda hər bir əşyaya unikal kod təyin olunur, təhvil-təslim tarixçəsi qeyd olunur və sistemli hesabatlar hazırlanır. Bu isə müəssisəyə həm vaxt, həm də əməyin qənaətini təmin edir. Elektron sistemlər kağız sənəd dövriyyəsinin azalmasına, məlumatların daha dəqiq və sürətli idarə olunmasına imkan yaradır.

Azqiymətli və tez köhnələn əşyaların uçotu yalnız mühasibatlıq işi deyil, eyni zamanda müəssisənin idarəetmə və planlaşdırma strategiyalarının bir hissəsidir. Bu əşyaların düzgün təsnifatı, qeydiyyatı, istifadəyə verilməsi, uçotdan silinməsi və hesabatların aparılması müəssisənin daxili nizam-intizamını artırır, maliyyə şəffaflığını təmin edir və potensial hüquqi risklərin qarşısını alır. Həm dövlət, həm də özəl müəssisələrin bu sahəyə sistemli yanaşması, nəzarət və təkmilləşdirmə proseslərinin aparılması vacibdir.