Ezamiyyət Xərcləri : Hüquqi əsaslar , Göndərilmə proseduru

Ezamiyyət, işəgötürən tərəfindən işçinin müvəqqəti olaraq başqa bir yerə xidmət tapşırığını yerinə yetirmək üçün göndərilməsidir. Bu hal istər dövlət qurumlarında, istərsə də özəl sektorda geniş yayılmış bir praktikadır. Ezamiyyətin məqsədi adətən təşkilati və ya texniki xarakterli tapşırıqları yerində yerinə yetirmək, əməkdaşlıq qurmaq, danışıqlar aparmaq, təlim keçmək və ya beynəlxalq tədbirlərdə iştirak etməkdir. Ezamiyyətlə bağlı məsələlər təkcə işçi və işəgötürən arasında deyil, həm də mühasibatlıq və vergi orqanları üçün də ciddi əhəmiyyət daşıyır.

Ezamiyyətə göndərilən işçiyə müəyyən kompensasiyalar, yəni ezamiyyə xərcləri ödənilir. Bu xərclərin mahiyyəti, məbləği, hüquqi əsasları və uçot qaydaları müxtəlif hüquqi sənədlərlə tənzimlənir. Ezamiyyə xərcləri təkcə nəqliyyat və yaşayış xərclərindən ibarət deyil, həm də gündəlik ezamiyyə pulu, digər xidmət haqları və sənəd xərcləri kimi müxtəlif kateqoriyaları əhatə edir.

Ezamiyyət nədir və hansı hallarda tətbiq olunur?

Ezamiyyət dedikdə, əməkdaşın müvəqqəti olaraq iş yerindən kənarda, müəyyən bir müddət ərzində əmək funksiyalarını icra etməsi başa düşülür. Bu, əsasən aşağıdakı hallarda həyata keçirilir:

• Digər şəhərdə yerləşən filial və ya müəssisəyə texniki tapşırıq üçün göndərildikdə
• Müəyyən layihələrin icrası və ya müqavilə danışıqları aparmaq məqsədilə səfər edildikdə
• Təlim və seminarlarda iştirak üçün ezam olunma zamanı
• Beynəlxalq konfrans, sərgi və tədbirlərə qatılmaq məqsədilə xaricə ezam edildikdə

Ezamiyyət, Əmək Məcəlləsi, Maliyyə Nazirliyinin normativ sənədləri və müəssisənin daxili qaydaları ilə tənzimlənir. Ezamiyyət zamanı işçinin iş yeri və əmək haqqı qorunur, əlavə olaraq xərcləri ödənilir.

Ezamiyyə xərclərinin hüquqi əsasları

Ezamiyyə xərclərinin ödənilməsi Azərbaycan Respublikasının Əmək Məcəlləsində, “Vergi Məcəlləsi”ndə və Maliyyə Nazirliyinin müvafiq qərar və təlimatlarında nəzərdə tutulmuşdur. Əmək Məcəlləsinin 179-cu maddəsinə əsasən, ezamiyyətə göndərilən işçiyə ezamiyyə xərcləri, o cümlədən gündəlik pulu və nəqliyyat, yaşayış, yemək və digər xərclər ödənilməlidir. Bu xərclərin məbləği müəssisənin daxili normativləri və ya dövlət tərəfindən müəyyən edilmiş limitlər çərçivəsində ödənilir.

Müəssisələr ezamiyyə ilə bağlı xərcləri öz büdcəsindən ödəyir və bu xərclər vergi ödəmələrində nəzərə alınan gəlirdən çıxıla bilən xərclər sırasına daxildir. Bunun üçün həmin xərclərin müvafiq sənədlərlə təsdiqlənməsi şərtdir.

Ezamiyyətə göndərilmə proseduru

Ezamiyyətin rəsmi icrası üçün aşağıdakı addımlar həyata keçirilir:

• Ezamiyyət haqqında əmrin hazırlanması və rəhbərlik tərəfindən təsdiqlənməsi
• Ezam olunacaq işçiyə yazılı bildiriş və ezamiyyə vərəqəsinin təqdim edilməsi
• Ezamiyyət dövründə görüləcək işlərin, məsuliyyətin və hesabatın müəyyən edilməsi
• Ezamiyyət müddətinin və geri dönüş tarixinin qeyd olunması

Ezamiyyətə göndərilmə əmri olmadan edilən səfərlər rəsmi ezamiyyət sayılmır və həmin səfərlə bağlı çəkilən xərclər kompensasiya edilmir.

Ezamiyyə zamanı ödənilən əsas xərclər

Ezamiyyət zamanı işçiyə ödənilən xərclər müxtəlif kateqoriyalara bölünür:

• Gündəlik ezamiyyə pulu – işçiyə gündəlik yemək və xırda xərclər üçün verilən məbləğdir.
• Nəqliyyat xərcləri – gediş-gəliş biletləri, taksi xərcləri və ya benzin pulu (əgər şəxsi və ya xidməti nəqliyyatdan istifadə olunursa).
• Yaşayış xərcləri – otel, mehmanxana və ya digər yaşayış yerinə görə ödənilən məbləğlər.
• Xidmət və digər xərclər – telefon danışıqları, internet, sənəd çıxarışı, viza, qeydiyyat, konfrans və ya seminar iştirak haqları.

Bu xərclərin hamısı sənədlərlə əsaslandırılmalıdır. Əks halda mühasibatlıq tərəfindən qəbul edilmir.

Ezamiyyə xərclərinin sənədləşdirilməsi

Ezamiyyətlə bağlı çəkilən bütün xərclər rəsmi sənədlərlə təsdiqlənməlidir. Buraya aşağıdakılar aiddir:

• Nəqliyyat biletləri (avtobus, qatar, təyyarə)
• Otel və mehmanxana ödəniş sənədləri (faktura, qəbz)
• Günlük ezamiyyə pulunun alınmasına dair sənəd
• Ezamiyyə hesabatı (işçi tərəfindən yazılır)
• Geri dönüş haqqında qeydlər

Sənədləşdirmə zamanı orijinal qəbzlər və çeklər təqdim edilməlidir. Sənədsiz xərclər vergi və audit yoxlamaları zamanı problem yarada bilər.

Ezamiyyət xərclərinin uçotu və mühasibatda əks olunması

Ezamiyyə xərcləri müəssisənin xərclər smetasında ayrıca bənd kimi nəzərdə tutulur. Bu xərclər mühasibatlıq tərəfindən aşağıdakı kimi uçota alınır:

• Ezamiyyətlə bağlı əmrin əsasında ilkin mühasibat sənədləri hazırlanır
• Xərclər “Ezamiyyə xərcləri” alt hesabında qeyd olunur
• Verilən gündəlik pul avans kimi qeydə alınır və ezamiyyətdən qayıtdıqdan sonra hesabat əsasında silinir
• Hər bir xərc müvafiq sənədlə təsdiqləndikdə, həmin məbləğ xərclərə aid edilir

Ezamiyyə ilə bağlı xərclərin düzgün uçotu müəssisənin maliyyə şəffaflığı və vergi öhdəliklərinin doğru hesablanması baxımından vacibdir.

Ezamiyyə xərclərinin vergi baxımından qiymətləndirilməsi

Ezamiyyə xərcləri müəssisənin gəlirindən çıxıla bilən məcburi xərclər kateqoriyasına daxildir. Vergi Məcəlləsinə əsasən, ezamiyyə ilə bağlı sənədləşdirilmiş və qanuni xərclər müəssisənin vergi bazasından çıxılır. Bu baxımdan aşağıdakı məqamlara diqqət edilməlidir:

• Ezamiyyə xərcləri üçün rəsmi əmrin olması şərtdir
• Gündəlik limitlər dövlət tərəfindən müəyyən edilən məbləğlərdən artıq olmamalıdır
• Nəqliyyat və yaşayış xərcləri yalnız sənədlə əsaslandırıldıqda nəzərə alınır

Əgər xərclər sənədlə əsaslandırılmırsa və ya normanı aşırsa, həmin məbləğ müəssisə tərəfindən gəlirdən çıxılmır və vergiyə cəlb olunur.

Xarici ezamiyyət və onun xüsusiyyətləri

Xarici ezamiyyətlər zamanı əlavə prosedurlar və xərclər meydana çıxır. Xaricə ezam edilən işçi üçün aşağıdakılar nəzərə alınmalıdır:

• Pasport və viza rüsumları
• Xarici valyutada gündəlik ödənişlər (müvafiq ölkənin bazarına uyğun)
• Aviabiletlər, mehmanxana və beynəlxalq nəqliyyat xərcləri
• Sığorta xərcləri və xidmət haqları

Xarici ezamiyyətlər üçün gündəlik ödənişlər Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabineti tərəfindən təsdiq edilmiş ölkələr üzrə gündəlik məbləğlərə uyğun olaraq aparılır.

Ezamiyyə zamanı qarşıya çıxan problemlər və onların həlli

Ezamiyyə ilə bağlı bəzi hallarda çətinliklər yaşana bilər. Ən çox rast gəlinən hallar aşağıdakılardır:

• Xərclərin sənədlə əsaslandırılmaması
• Ezamiyyə müddətinin düzgün qeyd edilməməsi
• Əmrin olmadan ezam olunma
• Xərclərin normanı aşması

Bu problemlərin qarşısını almaq üçün müəssisədə ezamiyyət siyasəti və daxili təlimatlar hazırlanmalı, hər bir işçiyə bu barədə məlumat verilməlidir. Həmçinin, mühasibat və HR bölmələrinin birgə işləməsi mühümdür.

Ezamiyyə və işçinin hüquqları

Ezamiyyət zamanı işçinin hüquqları qanunvericiliklə qorunur. Əmək Məcəlləsinə əsasən:

• İşçiyə ezamiyyə müddətində əsas maaş saxlanılır
• Ezamiyyət zamanı tibbi yardım və sığorta məsələləri təmin olunmalıdır
• İşçi ezamiyyədən qayıtdıqdan sonra eyni vəzifədə fəaliyyətini davam etdirir
• Ezamiyyəyə məcburi göndərilmə halı yalnız qanuni əsaslarla mümkündür

İşçi ezamiyyə xərclərinin ödənilməməsi və ya gecikməsi hallarında hüquqlarını qorumaq üçün əmək müfəttişliyinə və ya məhkəməyə müraciət edə bilər.

Ezamiyyət və ezamiyyə xərcləri həm işçi, həm də işəgötürən üçün hüquqi və maliyyə baxımından ciddi məsuliyyət tələb edən bir prosesdir. Bu sahədə şəffaflıq, sənədləşdirmə və qanunlara əməl etmək vacibdir. Ezamiyyə düzgün planlaşdırıldıqda, həm işçinin hüquqları qorunur, həm də müəssisənin maliyyə və vergi göstəriciləri sabit qalır. Ezamiyyə xərcləri sadəcə xərc deyil, eyni zamanda təşkilatın inkişafına qoyulan bir sərmayədir.

Ən çox verilən suallar