Inventar: Nədir, Hüquqi Tərif

İqtisadi fəaliyyət göstərən hər bir təşkilat və müəssisə üçün maddi resursların qeydiyyatı və idarə olunması vacib məsələlərdən biridir. Bu prosesin düzgün və sistemli şəkildə aparılması həm maliyyə nəzarətinin təmin olunması, həm də mühasibat uçotunun dəqiqliyi baxımından mühüm əhəmiyyət daşıyır. Belə nəzarət mexanizmlərindən biri də inventardır. Inventar anlayışı yalnız mühasibat və anbar əməliyyatlarında deyil, həm də dövlət əmlakının qeydiyyatı, şəxsi mülkiyyətin qorunması və strateji ehtiyatların idarə olunmasında da əvəzolunmaz rol oynayır. Müasir dövrdə rəqəmsallaşma ilə birlikdə inventar sistemləri də təkamül etmiş, daha çevik və nəzarətə açıq formaya düşmüşdür.

Inventar Nədir?

Inventar — müəssisəyə məxsus olan maddi aktivlərin, yəni daşınar və daşınmaz əmlakın, istehsalat və istehlak vasitələrinin, avadanlıqların, malların və digər fiziki resursların siyahısı və onların faktiki mövcudluğunun qeydiyyata alınması prosesidir. Bu anlayış həm də həmin əmlakın qeydiyyatını aparmaq üçün tərtib edilən sənədi ifadə edə bilər.

Başqa sözlə desək, inventar — bir müəssisənin sahib olduğu bütün maddi dəyərlərin siyahısı və real vəziyyətinin sistemli şəkildə sənədləşdirilməsidir. Bu proses həm ilkin inventarlaşdırma zamanı, həm də dövri olaraq həyata keçirilə bilər.

Hüquqi Tərif və Normativ Baza

Azərbaycan Respublikasının mühasibat uçotu, vergi və dövlət əmlakının idarə olunması ilə bağlı qanunvericiliyində inventarlaşdırma proseduru və inventar anlayışı hüquqi çərçivəyə salınmışdır. “Mühasibat uçotu haqqında” Qanuna əsasən, hər bir müəssisə dövri olaraq öz əmlakının mövcudluğunu yoxlamalı və balansda göstərilən dəyərlərlə uyğunluğunu təmin etməlidir. Bu məqsədlə aparılan proses inventarlaşdırma adlanır və nəticələri inventar siyahısında qeyd olunur.

Əlavə olaraq, dövlət təşkilatlarında əmlakın uçotu, qorunması və hesabatlılığı “Dövlət əmlakının idarə olunması haqqında” Qanun və aidiyyəti normativ aktlarla tənzimlənir.

Inventarın Əsas Məqsədləri

Inventarlaşdırmanın həyata keçirilməsində əsas məqsədlər aşağıdakılardır:

• Faktiki əmlakın uçot məlumatları ilə uyğunluğunun yoxlanması;
• İtkin, artıq və ya uyğunlaşdırılmamış aktivlərin aşkarlanması;
• Maliyyə hesabatlarının dəqiqliyinin təmin edilməsi;
• Əmlakın qorunması və istifadəyə nəzarətin gücləndirilməsi;
• Vergi öhdəliklərinin düzgün hesablanmasına şərait yaratmaq;
• İdarəetmədə qərarların əsaslandırılmış şəkildə qəbuluna yardımçı olmaq.

Bu məqsədlər istər dövlət, istərsə də özəl sektor üçün aktual və vacib məsələlərdir.

Inventarın Növləri

İnventarlaşdırma prosesi və inventarın aparılma səbəblərinə görə aşağıdakı növlərə bölünür:

• Başlanğıc inventar: Yeni müəssisə yaradıldıqda ilkin olaraq tərtib olunan siyahıdır.
• Dövri inventar: Müəyyən vaxt intervallarında (adətən ildə bir dəfə) aparılır.
• Növbədənkənar inventar: İdarə heyətinin qərarı, yoxlama nəticəsində və ya fövqəladə hallar zamanı həyata keçirilir.
• Ləğv inventarı: Müəssisənin ləğvi zamanı bütün əmlakın tam yoxlanması və siyahıya alınması məqsədilə aparılır.

Bu növlər arasında ən geniş yayılanı dövri və növbədənkənar inventarlardır.

Inventar Sənədləri və Onların Tərkibi

İnventar prosesinin hüquqi cəhətdən qüvvəyə minməsi və mühasibat uçotunda istifadə oluna bilməsi üçün xüsusi sənədlər tərtib olunur. Əsas inventar sənədlərinə aşağıdakılar daxildir:

• Inventar siyahısı (siyahıyaalma aktı);
• Əlavə qeydlər və protokollar;
• Uyğunsuzluq aktları;
• Məsul şəxslərin izahatları;
• Inventar komissiyasının yekun qərarı.

Bu sənədlər əmlakın adı, ölçü vahidi, miqdarı, mühasibat dəyəri, fiziki vəziyyəti və mövcudluq tarixi ilə birlikdə sistemli şəkildə tərtib edilir.

Inventar Komissiyası və İcra Qaydası

İnventar aparılarkən müəssisə rəhbərliyi tərəfindən komissiya yaradılır. Komissiyanın tərkibinə maliyyə, mühasibat və təsərrüfat sahəsində ixtisaslaşmış şəxslər daxil edilir. Komissiya əmlakı yerində yoxlayır, fiziki sayım aparır və nəticələri sənədləşdirir.

İnventar komissiyasının işi aşağıdakı mərhələlərdə təşkil olunur:

1. Əvvəlcədən planlaşdırma;
2. Müəssisə daxilində elan və hazırlıq;
3. Faktiki sayım və baxış;
4. Uyğunsuzluqların araşdırılması;
5. Nəticələrin rəsmiləşdirilməsi və hesabatların təqdim olunması.

Bu mərhələlər hüquqi və maliyyə baxımından məsuliyyət daşıyır və düzgün icra edilməlidir.

Rəqəmsal Inventar Sistemləri

Texnologiyanın inkişafı ilə birlikdə inventarlaşdırma da rəqəmsal platformalara inteqrasiya olunmuşdur. Müasir müəssisələr aşağıdakı sistemlərdən istifadə edirlər:

• ERP (Enterprise Resource Planning) proqramları;
• Anbar idarəetmə proqramları;
• Mobil tətbiqlərlə QR və barkodla yoxlama;
• Mühasibatlıq proqramlarında inteqrasiya olunmuş inventar modulları.

Rəqəmsal sistemlər sayəsində inventarın dəqiqliyi artır, vaxt itkisi azalır və hesabatlılıq daha şəffaf olur.

Inventarın İdarəetmədə Rolu

İnventar məlumatları idarəetmə qərarlarının qəbulunda mühüm rol oynayır. Müəssisənin maddi aktivlərinin real vəziyyətini bilmədən planlama və inkişaf strategiyası qurmaq çətinləşir. Beləliklə, düzgün aparılmış inventar:

• Aktivlərin effektiv istifadəsini təmin edir;
• Əmlakın vəziyyəti barədə rəhbərliyə düzgün informasiya verir;
• İtkilərin qarşısını alır;
• Audit və vergi yoxlamaları zamanı problemlərin qarşısını alır.

Bu səbəbdən inventar sadəcə texniki proses deyil, həm də strateji idarəetmə alətidir.

Inventar müəssisələrin maliyyə şəffaflığını, əmlak təhlükəsizliyini və hüquqi hesabatlılığını təmin edən əsas vasitələrdən biridir. Onun düzgün aparılması həm dövlət, həm də özəl sektorda səmərəli idarəetmənin ayrılmaz hissəsidir. Əgər inventar prosesi laqeyd yanaşılırsa və ya formalaşdırılmış sistemdən kənar aparılırsa, bu, sonradan həm maliyyə pozuntularına, həm də hüquqi məsuliyyətə səbəb ola bilər. Rəqəmsal alətlərin tətbiqi, peşəkar komissiya heyəti və normativ sənədlərə riayət edilməklə, inventar hər bir təşkilatın sabit və hüquqa uyğun fəaliyyətində mühüm rol oynayır.

Ən Çox Verilən Suallar