İşgüzar Kommunikasiya : Anlayışı, Əsas Xüsusiyyətləri, Növləri

Müasir dövrdə cəmiyyətin və xüsusən də biznes dünyasının inkişafı üçün ən vacib amillərdən biri işgüzar kommunikasiya bacarığıdır. Əgər bir insan və ya təşkilat uğur qazanmaq istəyirsə, yalnız peşəkar bilik və bacarıq kifayət etmir; həmçinin qarşılıqlı anlaşma, düzgün ünsiyyət, informasiyanın aydın və effektiv ötürülməsi vacib şərtdir. İşgüzar kommunikasiya, yəni iş mühitində yaranan bütün rabitə növlərinin məcmusu, korporativ etikanın və effektiv idarəçiliyin əsası kimi qəbul edilir. Azərbaycan cəmiyyətində də bu anlayış getdikcə daha çox aktuallaşır və müxtəlif sahələrdə fəaliyyət göstərən insanlar arasında düzgün münasibətlərin qurulmasında başlıca rol oynayır.

İşgüzar Kommunikasiya Anlayışı

İşgüzar kommunikasiya termini latınca “communicare” – paylaşmaq, məlumat vermək mənasını ifadə edən kökdən yaranıb. İşgüzar kommunikasiya – iş prosesində, təşkilatlarda, müəssisə və şirkətlərdə, dövlət orqanlarında, hətta fərdi sahibkarlar arasında baş verən bütün məlumat, fikir və hiss mübadiləsi prosesidir. O, yalnız bir informasiyanın ötürülməsi deyil, həm də qarşılıqlı anlaşma, razılaşma və əməkdaşlıq formalaşdıran sosial proses kimi çıxış edir.

İşgüzar kommunikasiya fərdi, qrup və təşkilati səviyyədə baş verə bilər. Bu ünsiyyət iş mühitində yaranan və məqsədyönlü şəkildə aparılan əlaqə, məlumat ötürülməsi, rəy bildirilməsi, təklif və qərarların verilməsi, konfliktlərin həlli, komanda ruhunun formalaşdırılması, etimadın qurulması kimi müxtəlif funksiyaları əhatə edir.

İşgüzar Kommunikasiyanın Əsas Xüsusiyyətləri

İşgüzar kommunikasiya digər ünsiyyət formalarından fərqli olaraq bir sıra spesifik xüsusiyyətlərə malikdir. Bu xüsusiyyətlər aşağıdakılardır:

• Məqsədyönlülük: İşgüzar kommunikasiya hər zaman konkret məqsədə xidmət edir. Bu, işin səmərəliliyinin artırılması, qarşılıqlı əlaqələrin yaxşılaşdırılması, qərarların qəbulunun asanlaşdırılması, məhsuldarlığın yüksəldilməsi kimi məqsədlər ola bilər.
• Rəsmi xarakter: İşgüzar kommunikasiya çox vaxt rəsmi üslubda baş verir, sənədlər, məktublar, protokollar və digər rəsmi vasitələr istifadə olunur.
• Etika və etibarlılıq: Peşəkar etikaya uyğun olmalı, hörmət, obyektivlik və etibarlılıq prinsiplərinə əsaslanmalıdır.
• Qısa və aydınlıq: İfadələr qısa, konkret və aydın olmalıdır. Qarşı tərəf informasiyanı çətinlik çəkmədən başa düşməlidir.
• Geri dönüş (feedback): İşgüzar kommunikasiya yalnız informasiyanın ötürülməsi deyil, həm də qarşı tərəfin reaksiyasının öyrənilməsi və düzgün qiymətləndirilməsidir.

İşgüzar Kommunikasiyanın Növləri

İşgüzar kommunikasiya müxtəlif əsaslara görə təsnif olunur. Ən geniş yayılmış növlər bunlardır:

Verilmə istiqamətinə görə:

• Şaquli kommunikasiya: Yuxarıdan aşağı (rəhbərlikdən işçilərə) və aşağıdan yuxarı (işçilərdən rəhbərliyə) olan ünsiyyət formasıdır. Bu, əsasən tapşırıqların verilməsi, hesabatların təqdim olunması, təşəbbüslərin irəli sürülməsi zamanı baş verir.
• Üfüqi kommunikasiya: Eyni səviyyədə çalışan əməkdaşlar və bölmələr arasında baş verən ünsiyyətdir. Bu, əsasən komanda işinin koordinasiyası, birgə layihələrin həyata keçirilməsi və təcrübə mübadiləsi zamanı özünü göstərir.

İfa üsuluna görə:

• Şifahi kommunikasiya: Danışıq, telefon zəngi, iclas, görüş, seminar, müşavirə və s.
• Yazılı kommunikasiya: Elektron poçt, rəsmi məktublar, qeydlər, protokollar, təqdimatlar və s.
• Qeyri-verbal kommunikasiya: Bədən dili, jest və mimika, səs tonu, göz kontaktı, jestlər və s.

Müasir texnologiyalara görə:

• Elektron kommunikasiya: E-mail, messencerlər (WhatsApp, Telegram və s.), onlayn görüşlər (Zoom, MS Teams), sosial şəbəkələrdə rəsmi yazışmalar və s.
• Ənənəvi kommunikasiya: Kağız üzərində məktub, sənəd dövriyyəsi, telefon danışıqları və s.

İşgüzar Kommunikasiyanın Əsas Prinsipləri

Effektiv işgüzar kommunikasiya üçün müəyyən prinsiplərə riayət etmək vacibdir:

1. Aydınlıq və dəqiqlik: Hər bir məlumat konkret, dəqiq və aydın şəkildə ötürülməlidir.
2. Məxfiliyin qorunması: Məlumatlar yalnız lazımi şəxslərə ötürülməlidir.
3. Məsuliyyətlilik: Hər iki tərəf ötürülən və qəbul edilən informasiyanın düzgünlüyünə görə məsuliyyət daşıyır.
4. Hörmət və etika: Həmsöhbətə hörmət və peşəkar etika əsasında yanaşmaq lazımdır.
5. Vaxtında informasiya: Məlumatlar gecikmədən, vaxtında çatdırılmalıdır.
6. Rəy və geribildirim: Qarşı tərəfin fikri və reaksiyası hər zaman nəzərə alınmalı, dialoq şəklində davam etdirilməlidir.

İşgüzar Kommunikasiyanın Mərhələləri

İşgüzar kommunikasiya prosesinin bir neçə əsas mərhələsi var:

1. Hazırlıq mərhələsi: Burada məqsəd müəyyən olunur, informasiyanın hansı formada və kimə çatdırılması planlaşdırılır.
2. İnformasiya ötürülməsi: Əsas ideya, məlumat və tapşırıqlar uyğun ünsiyyət vasitəsilə qarşı tərəfə təqdim olunur.
3. Qəbul və anlam: Qarşı tərəf informasiyanı qəbul edir və mənimsəyir.
4. Geribildirim: Qarşı tərəf cavab verir, suallar verir və ya reaksiya bildirir.
5. Qiymətləndirmə və yekun: Proses nəticəsində əldə olunan nailiyyətlər, uğursuzluqlar və qarşıya çıxan çətinliklər təhlil edilir.

İşgüzar Kommunikasiyanın Müasir İş Dünyasında Rolu

Müasir iş dünyasında işgüzar kommunikasiya uğurun ayrılmaz hissəsidir. Şirkət və təşkilatların səmərəli fəaliyyəti, düzgün idarəetməsi, əməkdaşlıq və tərəfdaşlıq əlaqələrinin möhkəmləndirilməsi birbaşa olaraq effektiv işgüzar kommunikasiya bacarıqlarından asılıdır.

Bir şirkətdə güclü işgüzar kommunikasiya sistemi formalaşarsa, əməkdaşlar arasında anlaşılmazlıq, konfliktlər azalır, komanda işi güclənir, qərarların qəbulu sürətlənir, innovasiyalar asan tətbiq olunur. Bundan əlavə, xarici tərəfdaşlarla olan münasibətlərdə, müştəri xidmətlərində və dövlət qurumları ilə əlaqələrdə də işgüzar kommunikasiya əsas rol oynayır.

İdarəetmədə və Liderlikdə İşgüzar Kommunikasiyanın Tətbiqi

İşgüzar kommunikasiya yalnız gündəlik ünsiyyətdə deyil, həm də idarəetmədə və liderlikdə açar mövqe tutur. Rəhbərlər işgüzar kommunikasiya vasitəsilə əməkdaşlara motivasiya verir, tapşırıqları düzgün paylaşır, tənqidi və konstruktiv rəy bildirir, komanda ruhu yaradır.

Səmərəli rəhbərlik üçün aşağıdakılar vacibdir:

• Tapşırıqların və məqsədlərin aydın ifadə olunması
• İşçilərin təşəbbüskarlığının dəstəklənməsi
• Mübahisələrin konstruktiv şəkildə həlli
• Karyera inkişafına dəstək
• Dəyər və nailiyyətlərin tanınması

Effektiv İşgüzar Kommunikasiyanın Maneələri və Onların Aradan Qaldırılması

İşgüzar kommunikasiya bəzən müəyyən maneələrlə qarşılaşır. Bunlar arasında dil baryeri, qeyri-dəqiq və qarışıq ifadələr, texniki problemlər, emosional gərginlik, fərdi və ya korporativ maraqların toqquşması, informasiyanın gecikməsi və ya təhrif olunması, mədəni fərqlər kimi hallar yer alır.

Bu maneələrin aradan qaldırılması üçün:

• Aydın və sadə dilə üstünlük verilməli
• Rəsmi və qeyri-rəsmi ünsiyyət arasındakı sərhəd dəqiq müəyyənləşdirilməli
• Müasir texnologiyalardan səmərəli istifadə olunmalı
• Etibarlı rabitə kanalları qurulmalı
• Daimi təlim və seminarlar təşkil olunmalıdır

Azərbaycanda İşgüzar Kommunikasiyanın Xüsusiyyətləri

Azərbaycan cəmiyyətində işgüzar kommunikasiya milli mentalitet, sosial və iqtisadi inkişaf səviyyəsi, həmçinin ənənələrdən təsirlənir. Müasir dövrdə ölkədə transmilli şirkətlərin fəaliyyəti, beynəlxalq əməkdaşlıqlar və yeni texnoloji imkanlar səbəbindən işgüzar kommunikasiya standartları da dəyişməkdədir.

Azərbaycan müəssisələrində işgüzar etikaya və hörmətə böyük önəm verilir. Eyni zamanda, ailə dəyərləri və kollektivçilik, qeyri-verbal ünsiyyət formaları (məsələn, salamlaşma, jestlər) xüsusi əhəmiyyət kəsb edir. Rəsmi yazışmalarda isə dövlət dilinin, düzgün terminologiyanın və etiket qaydalarının qorunmasına ciddi yanaşılır.

İşgüzar Kommunikasiya Bacarıqlarının İnkişaf Yolları

Hər bir şəxs və ya təşkilat işgüzar kommunikasiya bacarıqlarını daim inkişaf etdirməlidir. Bunun üçün:

• Mütaliə və təlim: Kitablar, məqalələr və təlimlər vasitəsilə nəzəri biliklərin artırılması
• Praktik məşğələlər: İclaslarda, təqdimatlarda, görüşlərdə fəal iştirak
• Fikrini düzgün ifadə etmək: Dəqiq, qısa və məntiqi ardıcıllıqla fikirlərini izah etmək
• Qulaq asmaq bacarığı: Qarşı tərəfi diqqətlə dinləmək və ehtiyaclarını anlamaq
• Emosional zəkanın inkişafı: Öz hisslərini və qarşı tərəfin hisslərini düzgün qiymətləndirmək və idarə etmək
• Rəy və tənqidə açıq olmaq: Geribildirimi düzgün qəbul edib tətbiq etmək

İşgüzar kommunikasiya müasir iş həyatının və idarəetmənin təməl sütunlarından biridir. Onun effektiv təşkili həm fərdi, həm də təşkilati uğurun əsas şərtidir. İstər dövlət, istərsə də özəl sektorda çalışan hər kəs, düzgün və etik ünsiyyət, operativ informasiya ötürülməsi və peşəkar yanaşma vasitəsilə öz karyerasında və təşkilatın inkişafında əhəmiyyətli rol oynaya bilər. Bu sahədə davamlı təlim, şəxsi inkişaf və kommunikasiya bacarıqlarının təkmilləşdirilməsi həm Azərbaycan cəmiyyəti, həm də iş dünyası üçün böyük əhəmiyyət daşıyır.

Ən Çox Verilən Suallar