Kadrlar uçotunun şəxsi vərəqəsi, istənilən təşkilat, müəssisə və ya dövlət qurumu üçün ən vacib insan resursları sənədlərindən biridir. Bu vərəqə hər bir işçi üçün fərdi olaraq tərtib olunur və həmin şəxsin əmək fəaliyyəti, təhsil səviyyəsi, peşəkar təcrübəsi, şəxsi məlumatları, ailə vəziyyəti və digər hüquqi, sosial statusu haqqında əsas, etibarlı mənbə kimi çıxış edir. Şəxsi vərəqə yalnız işə qəbul zamanı deyil, işçinin bütün əmək fəaliyyəti dövründə aparılır, dəyişikliklər və yeniliklər operativ şəkildə qeyd edilir. Beləliklə, bu sənəd həm kadrlar xidmətinin işinin təşkili, həm də dövlət nəzarəti və statistika üçün əvəzolunmaz alətdir.
Şəxsi vərəqənin tarixi və hüquqi əsasları
Şəxsi vərəqə sisteminin əsası hələ keçmiş SSRİ dövründən qoyulub. O vaxtdan etibarən bütün müəssisə və təşkilatlarda, istər dövlət, istərsə də özəl sektorda bu sənəd insan resurslarının əsas uçot forması hesab olunurdu. Müstəqil Azərbaycanda da bu praktika davam etdirilir və şəxsi vərəqənin hazırlanması, saxlanması, istifadə və qorunması “Əmək Məcəlləsi”, “Dövlət qulluğu haqqında” Qanun və digər normativ aktlarla tənzimlənir. Bütün dövlət və qeyri-dövlət təşkilatları şəxsi vərəqəni formalaşdırmağa və qanuna uyğun şəkildə aparmağa borcludur.
Şəxsi vərəqənin struktur və forması
Şəxsi vərəqə standart blank (forma) şəklində hazırlanır və orada işçi barədə əsas məlumatlar ardıcıllıqla qeyd olunur. Əsas bölmələrə aşağıdakılar daxildir:
- Şəxsi məlumatlar: Ad, soyad, ata adı, doğum tarixi və yeri, cinsi, milliyyəti, vətəndaşlığı
- Təhsil: Ali, orta ixtisas, peşə təhsili və s.; bitirilən müəssisənin adı, ixtisas, diplom seriyası və nömrəsi
- Əmək fəaliyyəti: Əvvəlki iş yerləri, vəzifələri, işə başlama və xitam tarixi
- Ailə vəziyyəti: Ailə üzvləri haqqında məlumat
- Hərbi vəziyyət: Hərbi xidmət keçməsi, rütbə və s.
- Təltif və mükafatlar: Dövlət və ya digər rəsmi mükafatlar, fəxri adlar, təşəkkürlər
- Əlavə məlumatlar: Dil bilikləri, kompüter bilikləri, ictimai fəaliyyət, elmi dərəcə və s.
Bu məlumatlar blankda rəsmi qaydada doldurulur və hər dəyişiklik şəxsin öz imzası və kadrlar xidmətinin təsdiqi ilə qeyd edilir.
Şəxsi vərəqənin doldurulması və yenilənməsi qaydaları
Şəxsi vərəqənin doldurulması zamanı məlumatların tamlığı, düzgünlüyü və obyektivliyi əsas prinsipdir. Sənəd ilk işə qəbul zamanı namizəd tərəfindən doldurulur, daha sonra kadrlar xidməti bu məlumatları yoxlayır və əlavə sənədlərlə təsdiq edir. Əmək fəaliyyətində dəyişiklik olduqda (vəzifə dəyişikliyi, ailə vəziyyətində yenilik, yeni təhsil və s.), şəxsi vərəqəyə əlavə qeydlər aparılır. Şəxsi vərəqənin elektron versiyası da saxlanıla bilər, lakin kağız variantının arxivləşdirilməsi hüquqi tələblər baxımından vacibdir.
Şəxsi vərəqənin kadr uçotunda rolu
Kadrlar uçotunun şəxsi vərəqəsi insan resursları proseslərinin səmərəli və şəffaf şəkildə idarə edilməsində əsas rol oynayır. Bu sənəd işçinin hüquqi statusunun, təcrübəsinin və kvalifikasiyasının müəyyən olunmasında, vəzifəyə uyğunluğun qiymətləndirilməsində, əməkhaqqı və mükafatlandırma siyasətində, həmçinin təlim və inkişaf proqramlarının planlaşdırılmasında əsas istinad nöqtəsidir. Dövlət qulluğu və digər xüsusi xidmətlər üçün şəxsi vərəqə məcburi, ciddi qorunan sənəd hesab olunur.
Şəxsi vərəqə və konfidensiallıq
Şəxsi vərəqədə toplanan bütün məlumatlar məxfi sayılır və yalnız kadrlar xidməti əməkdaşlarının, təşkilat rəhbərliyinin və qanunla müəyyən edilmiş orqanların istifadəsinə açıla bilər. İşçilərin şəxsi məlumatlarının qorunması Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyi və beynəlxalq konvensiyalarla təmin olunur. Sənədin üçüncü şəxslərə ötürülməsi qəti qadağandır və bu qaydanın pozulması inzibati və ya cinayət məsuliyyəti yarada bilər.
Şəxsi vərəqə və rəqəmsal transformasiya
Müasir dövrdə şəxsi vərəqələrin elektron idarə olunması geniş yayılıb. Elektron HRM sistemləri, bulud əsaslı personal uçotu platformaları, onlayn sənəd dövriyyəsi təşkilatlarda şəffaflığı və sürəti artırır, məlumatların itmə riskini minimuma endirir. Lakin elektron sistemlərdə də məlumatların qorunması üçün xüsusi şifrələmə, məxfi şəbəkələr və hüquqi tənzimləyici mexanizmlər tətbiq edilir.
Şəxsi vərəqə və dövlət statistikası
Şəxsi vərəqə dövlət qurumlarında və statistik orqanlarda əmək bazarı, kadr ehtiyatı, işçi axını, təhsil səviyyəsi və peşə uyğunluğunun analizi üçün əsas məlumat mənbəyidir. Dövlət Statistika Komitəsi, Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyi və digər orqanlar bu məlumatları ümumi statistik hesabatlarda istifadə edir.
Şəxsi vərəqənin beynəlxalq standartlara uyğunluğu
Beynəlxalq şirkətlər və layihələrdə şəxsi vərəqənin forması və məzmunu çox vaxt ISO, ILO və digər beynəlxalq HR standartlarına uyğunlaşdırılır. Qlobal əmək bazarında şəffaflıq, fərdi hüquqların qorunması, məlumatların uyğunluğu və işlənməsi, personal siyasətinin davamlılığı üçün şəxsi vərəqənin düzgün və dolğun hazırlanması zəruridir.
Şəxsi vərəqədə tipik səhvlər və onların qarşısının alınması
Şəxsi vərəqə doldurularkən tez-tez rast gəlinən səhvlər – natamam və ya qeyri-dəqiq məlumat, arxivdə sənədlərin itməsi, vaxtında yenilənməmə, məlumatların konfidensiallığının pozulması, imzasız və təsdiqsiz qeydlərdir. Bu səhvlərin qarşısının alınması üçün kadrlar xidmətində mütəmadi yoxlamalar, təlimlər və auditlər keçirilməli, hər bir işçi şəxsi məlumatların qorunmasının əhəmiyyətini dərk etməlidir.
Şəxsi vərəqənin gələcək inkişaf perspektivləri
Rəqəmsal idarəetmə, süni intellekt və HR analitikası gələcəkdə şəxsi vərəqənin də daha funksional, dinamik və avtomatlaşdırılmış formaya keçməsinə səbəb olacaq. Avtomatik məlumat yığımı, onlayn təlimatlar, təhlükəsiz bulud platformaları, blokçeyn texnologiyaları və fərdi analitik hesabatlar artıq bir çox qabaqcıl şirkətlərdə tətbiq edilir. Bu isə insan resurslarının idarə olunmasını daha effektiv və şəffaf edəcək.
Kadrlar uçotunun şəxsi vərəqəsi — istənilən təşkilat və müəssisədə işçi haqqında əsas məlumatların toplanması, idarə olunması, qorunması və analiz olunması üçün əvəzolunmaz sənəddir. Onun düzgün və məsuliyyətli şəkildə aparılması təşkilatın insan resurslarının idarə edilməsində etibarlı əsas yaradır və əmək bazarında şəffaflığı təmin edir.
Ən Çox Verilən Suallar
Hər bir işçi barədə əsas fərdi və əmək fəaliyyəti məlumatlarının toplanıldığı rəsmi sənəddir.
İşçinin hüquqi, sosial və peşəkar statusunu təsdiq və izləmək, təşkilatın insan resurslarını effektiv idarə etmək üçün.
Ad, soyad, təhsil, ailə vəziyyəti, əvvəlki iş yerləri, mükafatlar, dil bilikləri və s.
İşə qəbul zamanı və əmək fəaliyyətində hər dəyişiklik baş verdikdə yenilənir.
Bəli, yalnız səlahiyyətli şəxslər baxa bilər.
Bəli, müasir şirkətlərdə elektron HRM platformalarında saxlanıla bilər.
İşçi hüquqlarının, vəzifələrinin və təşkilati öhdəliklərinin təsdiqində əsas sənəddir.
Nataraz və ya natamam doldurma, imzasız sənəd, vaxtında yenilənməmə və konfidensiallıq pozuntusu.
Əmək bazarı, kadr ehtiyatı və işçi axını barədə statistik məlumatların hazırlanmasında istifadə olunur.
Rəqəmsallaşma, süni intellekt və avtomatlaşdırılmış idarəetmə vasitələrinin tətbiqi ilə daha funksional və təhlükəsiz olacaq.
