Onboarding Anlayışı: Məqsədləri, Faydaları

Onboarding termini müasir iş dünyasında olduqca geniş yayılan, hər bir şirkət və təşkilat üçün strateji əhəmiyyət daşıyan anlayışlardan biridir. İngilis dilində “onboard” ifadəsi “gəminin göyərtəsinə çıxmaq” və ya “səfərə başlamaq” mənası verir. Müasir iş mühitində isə “onboarding” yeni işçinin və ya istifadəçinin şirkətə, məhsula və ya xidmətə inteqrasiyasını təmin edən proses kimi dəyərləndirilir. Xüsusilə böyük təşkilatlarda və texnologiya sektorunda onboarding prosesləri uğurlu insan resursları idarəetməsinin əsas dayaqlarından sayılır.

Onboarding sadəcə yeni işçinin işə başlama mərasimi deyil, o, fərdin təşkilata tam inteqrasiyası, iş mədəniyyətinin mənimsənilməsi, vəzifə öhdəliklərinin aydın başa düşülməsi və komanda ruhunun formalaşması üçün həyata keçirilən çoxpilləli və kompleks proqramdır. Bu proses yalnız bir neçə gün və ya həftə deyil, bəzən bir neçə ay davam edə bilər. Məqsəd odur ki, yeni əməkdaşlar şirkətə tez uyğunlaşsın, peşəkar bacarıqlarını göstərə bilsin və komandanın effektiv üzvünə çevrilsin.

Onboarding proqramlarının olmaması və ya zəif təşkili, yeni işçilərin ilk aylarda işdən ayrılmasına, motivasiyanın azalmasına və məhsuldarlığın aşağı düşməsinə səbəb ola bilər. Bu səbəbdən dünya miqyasında böyük şirkətlər onboarding prosesinə xüsusi diqqət yetirir, bu sahədə ən yaxşı təcrübələri tətbiq edir və daim təkmilləşdirməyə çalışırlar.

Onboarding Prosesinin Əsas Məqsədləri və Faydaları

Onboarding prosesinin əsas məqsədi yeni işçini mümkün qədər tez və effektiv şəkildə təşkilata, onun mədəniyyətinə və əməliyyat qaydalarına adaptasiya etməkdir. Hər bir şirkətdə bu prosesin məzmunu fərqli ola bilər, lakin ortaq məqsəd işçinin motivasiyasını artırmaq, ilk günlərdə yaranan stressi azaltmaq, vəzifələrini düzgün və sürətli icra etməsini təmin etməkdir. Bu proses şirkətin korporativ dəyərlərinin və gözləntilərinin yeni əməkdaşa düzgün çatdırılması baxımından da vacibdir.

Faydaları arasında ən əsas məqam yeni əməkdaşların ilk gündən özlərini rahat və əmin hiss etməsidir. Müasir tədqiqatlar göstərir ki, güclü onboarding proqramı olan şirkətlərdə işçilərin adaptasiyası, uzunmüddətli məhsuldarlığı və işdə qalma ehtimalı xeyli yüksəkdir. Həmçinin, belə proqramlar komandadaxili münasibətlərin formalaşmasına, əməkdaşlar arasında effektiv ünsiyyətin yaranmasına və iş yerində ümumi mühitin pozitiv qalmasına kömək edir.

Onboarding proqramı düzgün planlaşdırıldıqda, yeni işçi şirkətin biznes məqsədlərini daha tez anlayır, şirkət strategiyası və prioritetləri barədə tam təsəvvür əldə edir. Bu isə birbaşa şirkətin ümumi məhsuldarlığına və bazarda rəqabət qabiliyyətinə müsbət təsir göstərir. Həmçinin, onboarding proqramları vasitəsilə işçilərə lazım olan texniki və peşəkar təlimlər də verilir ki, bu da onların işə başlamasını asanlaşdırır.

Onboarding Proqramının Mərhələləri

Onboarding proqramı bir neçə əsas mərhələdən ibarətdir. Hər mərhələ özündə xüsusi məqsədləri və fəaliyyətləri birləşdirir. Adətən, onboarding aşağıdakı mərhələlərlə həyata keçirilir: ilkin tanışlıq, inzibati məsələlər, vəzifə öhdəliklərinin izahı, təlim və mentorluq, davamlı dəstək və qiymətləndirmə.

İlkin tanışlıq mərhələsində yeni işçi şirkət və komanda üzvləri ilə tanış olur. Bu mərhələdə ofis qaydaları, iş saatları, geyim standartları, daxili qaydalar və şirkətin ümumi strukturu izah olunur. Həmçinin, əməkdaşlar şirkətin tarixi, missiyası və dəyərləri barədə məlumatlandırılırlar.

İnzibati məsələlər mərhələsində işə qəbul sənədləri tamamlanır, əmək müqavilələri, sosial paketlər və digər hüquqi məsələlər həll olunur. Burada insan resursları bölməsi işçinin bütün suallarına cavab verir və lazım olan məlumatlarla təmin edir.

Vəzifə öhdəliklərinin izahı zamanı yeni işçiyə işinin əsas məqsədləri, gündəlik vəzifələri və gözlənilən nəticələr təqdim olunur. Burada işçi konkret olaraq nə etməli olduğunu və hansı göstəricilərlə qiymətləndiriləcəyini öyrənir.

Təlim və mentorluq mərhələsi adaptasiyanın ən vacib hissəsidir. Yeni işçiyə təcrübəli əməkdaşlar və ya menecerlər tərəfindən işin praktiki tərəfləri, proqramlar, platformalar və daxili sistemlər öyrədilir. Mentor dəstəyi həm psixoloji, həm də peşəkar baxımdan yeni işçini motivasiya edir.

Davamlı dəstək və qiymətləndirmə isə onboarding prosesinin son mərhələsidir. Burada işçinin adaptasiya səviyyəsi izlənilir, ona ehtiyac olduqda əlavə kömək və ya təlim təklif olunur. Rəhbərlik yeni işçidən rəy alır, onun təklif və şikayətlərini dinləyir və gələcəkdə proqramın təkmilləşdirilməsi üçün tədbirlər görür.

Onboarding Proqramlarının Nümunələri və Ən Yaxşı Təcrübələr

Onboarding proqramları dünyanın qabaqcıl şirkətlərində müxtəlif formalarda tətbiq edilir. Qlobal texnologiya şirkətləri bu prosesə xüsusi investisiya ayırır və hər yeni işçi üçün fərdi yanaşma tətbiq edirlər. Məsələn, Google və Microsoft kimi nəhəng korporasiyalarda onboarding proqramları həm online, həm də oflayn rejimdə həyata keçirilir. Yeni əməkdaşlara şirkətin dəyərlərini və prinsiplərini aşılayan xüsusi interaktiv platformalar, testlər, oyunlar və simulyasiyalar yaradılır.

Digər şirkətlər isə “buddy system” adlanan mentorluq proqramı tətbiq edir. Burada hər yeni işçiyə təcrübəli əməkdaş təyin olunur və ilk həftələr boyunca ona hərtərəfli dəstək göstərir. Bu yanaşma yeni əməkdaşın adaptasiya prosesini sürətləndirir və komanda ruhunu gücləndirir.

Bəzi müəssisələr onboarding üçün mobil tətbiqlər və ya bulud əsaslı platformalar hazırlayır. Bu platformalarda işçi istənilən vaxt şirkət qaydaları, iş prosedurları, təlim materialları və digər faydalı resurslarla tanış ola bilir. Onboarding proqramlarının uğuru üçün əsas şərt onların ardıcıl, sistemli və şəffaf olması, hər bir yeni işçinin ehtiyaclarını nəzərə almasıdır.

Onboarding və İşçi Motivasiya Sistemi

Onboarding yalnız informativ və inzibati mərasimlərlə məhdudlaşmır. O, həm də motivasiya sisteminin ayrılmaz hissəsidir. Yeni işçinin işə başlama anından özünü dəyərli hiss etməsi, rəhbərlik və kollektiv tərəfindən diqqət görməsi onun işə sadiqliyini və enerjisini artırır. İntensiv onboarding proqramları yeni əməkdaşda şirkətə məxsusluq hissi yaradır, nəticədə işçi uzun müddət şirkətdə işləməyə maraqlı olur.

Motivasiyanın artırılması üçün bir sıra metodlardan istifadə olunur: “welcome kit” – xüsusi hədiyyə dəstləri, rəmzi qarşılanma mərasimləri, şəxsi mentorların ayrılması, mükafatlandırma proqramları və interaktiv tədbirlər. Eyni zamanda yeni işçilərin suallarına operativ cavab verilməsi və onların təkliflərinə açıq yanaşma şirkətə loyallığı artırır.

Bütün bunlar yeni əməkdaş üçün pozitiv iş mühiti formalaşdırır. Statistik göstəricilər təsdiqləyir ki, ilk həftə və aylar yeni işçi üçün ən kritik dövrdür və həmin müddətdə düzgün yanaşma ilə onun gələcək fəaliyyəti müsbət istiqamətdə qurulur. Şirkət rəhbərləri və HR mütəxəssisləri onboarding proqramına sadəcə texniki proses kimi deyil, həm də strateji və psixoloji element kimi baxmalıdırlar.

Onboarding Prosesi və Rəqəmsal Texnologiyalar

Rəqəmsal texnologiyaların inkişafı onboarding prosesinin strukturunu və məzmununu xeyli dəyişib. Müasir dövrdə bir çox şirkətlər ənənəvi kağız işi və ofis görüşlərini minimuma endirərək, rəqəmsal platformalara üstünlük verir. Bu, pandemiya dövründə xüsusilə aktuallaşdı və “remote onboarding” (uzaqdan onboarding) anlayışı populyarlaşdı.

Online onboarding zamanı işçi işə başlamazdan əvvəl xüsusi platformalarda qeydiyyatdan keçir, sənədləri elektron imza ilə təsdiqləyir, təlim videolarına baxır və testləri tamamlayır. Rəqəmsal platformalar yeni işçiyə istənilən vaxt lazımi informasiyanı əldə etmək imkanı verir, şirkət üçün isə prosesin monitorinqini və hesabatlılığını asanlaşdırır.

Rəqəmsal onboarding həm HR şöbəsinin işini yüngülləşdirir, həm də işçilər üçün daha rahat və çevik proses yaradır. Beləliklə, müasir onboarding anlayışı texnoloji yeniliklər və dəyişən iş şəraiti ilə ayaqlaşır, şirkətlərin rəqabət üstünlüyünü qorumasına imkan yaradır.

Onboarding Prosesi və Əsas Çağırışlar

Onboarding proqramlarının uğurlu tətbiqində bir sıra problemlər və çağırışlar da mövcuddur. Ən əsas çətinliklərdən biri fərdi yanaşmanın olmaması və standart proqramların bütün işçilərə şablon şəkildə tətbiq edilməsidir. Hər işçinin fərqli təcrübə, bacarıq və motivasiyaya sahib olması onların adaptasiya sürətinə təsir edir. Bu səbəbdən onboarding prosesində çevik və fərdiləşdirilmiş yanaşma vacibdir.

Digər bir problem rəhbərlik və HR şöbəsi ilə yeni işçi arasında ünsiyyətin zəif olmasıdır. Əgər işçi özünü dəstəksiz, məlumatdan kənarda və diqqətsiz hiss edirsə, ilk aylarda işdən ayrılmaq ehtimalı artır. Buna görə də daim rəy toplamaq, işçinin problemlərinə operativ reaksiya vermək və prosesləri sadə, anlaşılan formada təşkil etmək əsas şərtlərdəndir.

Bəzən onboarding proqramlarında texniki təlimlərə lazımi diqqət yetirilmir, bu da işçinin özünü peşəkar baxımdan əmin hiss etməməsinə səbəb olur. Bütün bu çağırışların öhdəsindən gəlmək üçün şirkətlər HR strategiyalarını yeniləməli, mütəmadi təlimlər keçirməli və onboarding prosesini daim təkmilləşdirməlidirlər.

Onboarding müasir iş dünyasında istənilən təşkilatın uğurunun və dayanıqlılığının əsas elementlərindən biridir. Bu proses təkcə yeni işçini tanımaq və qəbul etmək deyil, həm də ona dəstək vermək, motivasiya yaratmaq, təşkilat dəyərlərini aşılamaq və gələcək uğurlara zəmin yaratmaqdır. Uğurlu onboarding proqramı yeni işçiyə adaptasiya dövrünü asanlaşdırır, şirkətə isə işçi dövriyyəsini minimuma endirmək və komanda ruhunu qorumaq imkanı verir. Rəqəmsal texnologiyalar, fərdi yanaşma və davamlı inkişaf bu prosesin müasir tələblərə uyğunlaşdırılmasını təmin edir.

Ən Çox Verilən Suallar