Qaimə anlayışı gündəlik iqtisadi münasibətlərin idarə olunmasında, müəssisələr arası hesab-hesabatlın aparılmasında, borc-tələb münasibətlərində, mal və ya xidmət dəyişdirmələrində, şəffaflıq və hüquqi əsas yaradılmasında çox önəmli yer tutan rəsmi bir mənbədir. İstər satıcı, istər alıcı, istər də nəzarət orqanları baxımından, qaimə bir əməliyyatın rəsmiləşdirilməsi, qanunvericiliyin tələblərinə cavab verən formada qeyd altına alınması üçün vasitə rolu oynayır. Bu yazıda qaimənin nə olduğu, onun funksiyaları, növləri, tərtib qaydaları, sahibkarlar üçün əhəmiyyəti, qanunvericilikdəki yeri və mübahisə predmeti olaraq roluna aydın və geniş şəkildə toxunulacaq.
Qaimə nədir?
Qaimə – mal, mülk, və ya xidmətə dair təqdimatın gerçəkləşdirildiyini sənədləşdirən yazılı, rəsmi və hüquqi sənəddir. O, iqtisadi əməliyyatın təsdiqidir, bu əməliyyatla əlaqəli olan tərəflər arasında baş vermiş alqı-satqı, borc, xidmət göstərişi, təslimat kimi proseslərin qeydi rolunu oynayır. Qaimə tərəflər arası əməliyyatın yazılı şəkildə təsdiqidir və tərəflərə hüquqi öhdəliklər yükləyir.
Geniş miqyasda işlərilən ticarət, istehsal, loqistika, inşaat, nəqliyyat sahələrində qaimə istisnasız olaraq istinad edilən sənədlərdəndir. Bu sənəd, şirkətlərin daxili idarəetməsində, maliyyə axınının izlənməsində, audit və hesabat proseslərində çəkili yer tutur.
Qaimənin funksiyaları
Qaimələr aşağıdakı əsas funksiyaları yerinə yetirir:
- Rəsmi sənədləşdirmə: Hər hansı əməliyyatın rəsmi qeydə alınmasını təmin edir.
- Maliyyə hesabatı: Maliyyə uçotuna daxil edilir və müəssisənin gəlir-gəlir balansını əks etdirir.
- Vergi öhdəliklərinin müəyyən edilməsi: Qaimə əsasında ödənilməli olan ƏDV və digər vergilər hesablana bilər.
- Hüquqi sübut vasitəsi: Hər hansı mübahisə zamanı hüquqi sənəd kimi istifadə edilə bilər.
Qaimə növləri
Qaimələr müxtəlif məqsədlərə və hüquqi çərçivələrə görə aşağıdakı kateqoriyalara bölünə bilər:
- Mal qaiməsi: Ən çox istifadə edilən növdür, mal və ya məhsul təqdim edildikdə hazırlanır.
- Xidmət qaiməsi: Hər hansı xidmətin təqdim olunduğunu göstərir.
- Əldəqayırma qaimə: Qeyri-rəsmi yazılmış, hüquqi qüvvəsi olmayan sadələşdirilmiş formadır.
- Elektron qaimə: Rəqəmsal şəkildə tərtib olunmuş və rəsmi platforma üzərindən göndərilən versiyadır.
Qaimənin hüquqi əsasları
Qaimənin hüquqi qüvvəsi Azərbaycan Respublikasının Mülki Məcəlləsi, Vergi Məcəlləsi və digər normativ aktlarla təsbit olunur. Xüsusilə, elektron qaimələrin vergi nəzarətində və audit proseslərində mühüm rolu vardır. Qaimə tərtib edən müəssisə və ya sahibkar mütləq VÖEN-ə malik olmalı, fəaliyyətini rəsmiləşdirmiş olmalıdır.
Qaimənin struktur elementləri
Qaimə üzərində aşağıdakı məlumatlar əks olunmalıdır:
- Qaimə nömrəsi və tərtib tarixi
- Tərəflərin adları, ünvanları, VÖEN-ləri
- Malın və ya xidmətin adı, miqdarı, ölçü vahidi
- Qiyməti, ƏDV və yekun məbləğ
- İmzalar və möhür (kağız qaimələrdə)
- Elektron imza (e-qaimələrdə)
Elektron qaimə: keçid və tətbiqi
Azərbaycan Respublikasında elektron qaimə sisteminə keçid artıq məcburi hala gətirilmişdir. “E-qaimə” vasitəsilə bütün kommersiya subyektləri əməliyyatlarını rəsmiləşdirir. Bunun üçün Vergilər Nazirliyinin “e-taxes” portalına daxil olaraq qeydiyyatdan keçmək kifayətdir.
Elektron qaimə:
- Kağız sənədləri əvəz edir
- Arxivləşdirmə prosesini asanlaşdırır
- Vergi yoxlamaları zamanı çevik nəzarət imkanı yaradır
Qaimənin tərtib qaydası
Qaimə düzgün tərtib olunması üçün aşağıdakı mərhələlərə əməl olunmalıdır:
- Mal və ya xidmət təqdim edildikdən sonra dərhal hazırlanmalıdır.
- Tərəflərin hüquqi məlumatları düzgün şəkildə daxil olunmalıdır.
- Məhsul və xidmət detalları dəqiq göstərilməlidir.
- ƏDV varsa, ayrıca göstərilməlidir.
- İmzalanmalı və ya elektron imza ilə təsdiq edilməlidir.
Mübahisə predmeti kimi qaimə
Qaimə bir çox hallarda mübahisələrin əsas sübut sənədinə çevrilə bilər. Bu kimi hallara aiddir:
- Qaimədə yanlış məlumatlar
- Tərəflərin təqdimatı qəbul etməməsi
- Mal və ya xidmətin faktiki təqdim olunmaması Bu səbəbdən qaimələrin diqqətlə hazırlanması və saxlanması zəruridir.
Sahibkarlar üçün əhəmiyyəti
Sahibkarlar üçün qaimə:
- Şəffaf fəaliyyəti təmin edir
- Vergi uçotunu düzgün aparmağa imkan verir
- Müştəri ilə münasibətlərdə hüquqi təminat yaradır
- Maliyyə planlamasında dəqiq baza təqdim edir
Xüsusilə KOB-lar (kiçik və orta biznes) üçün qaimə təkcə sənəd deyil, həm də iş mexanizminin mühüm hissəsidir.
Praktik məqamlar və tövsiyələr
- Qaimələr ən azı 5 il saxlanılmalıdır
- Qaimə təqdim edilmədən heç bir əməliyyat aparılmamalıdır
- Elektron qaimə üçün dövlət tərəfindən təqdim olunan şablonlara əməl olunmalıdır
- Qaimə əsasında mal və ya xidmət çatışmazlığı varsa, korrektiv qaimə təqdim olunmalıdır
Qaimə, kommersiya və iqtisadi münasibətlərin təməl daşlarından biridir. Onun hüquqi, maliyyə və idarəetmə baxımından əhəmiyyəti təkcə müəssisədaxili deyil, həm də dövlət orqanları ilə münasibətlərdə özünü göstərir. Qaimə sisteminin düzgün qurulması və tətbiqi, şəffaf və davamlı biznes fəaliyyətinin təminatıdır. Həm kağız, həm də elektron formatda düzgün tərtib edilmiş qaimə tərəflərin maraqlarını qoruyur, mübahisələrdən sığortalayır və vergi sistemində effektivliyi artırır.
Xeyr. Faktura, alqı-satqı əməliyyatına dair ümumi məlumat verən sənəddir. Qaimə isə faktiki təqdimatı təsdiq edir.
Vergi yoxlamaları zamanı cərimə, əməliyyatın rəsmiləşdirilməməsi və hüquqi məsuliyyət yaranar.
Yalnız vergi qeydiyyatında olan fərdi sahibkarlar qaimə tərtib edə bilər.
Vergilər Nazirliyinin rəsmi portalı vasitəsilə qeydiyyatdan keçərək e-qaimə sisteminə qoşula bilərsiniz.
Bəli. Kağız qaimə fiziki imza və möhürlə, elektron qaimə isə elektron imza ilə təsdiqlənməlidir.
Səhv qaimə ləğv edilməli və yenisi düzgün məlumatlarla tərtib olunmalıdır.
Azərbaycanda vergi uçotu məqsədilə qaimələr 5 il saxlanılmalıdır.
Bu, hüquqi və maliyyə baxımından təhlükəlidir. Sənədsiz əməliyyat vergi pozuntusudur.
Müqavilə əməliyyatın şərtlərini müəyyən edir, qaimə isə bu şərtlərin icrasını təsdiq edir.
Operativlik, arxivləşdirmə asanlığı, şəffaflıq, vergi nəzarətində çeviklik və kağız israfının qarşısının alınması.
